【知ってる？】無駄な時間と思考力を使わない「If Then Planning」
突然ですが質問です。
仕事をしていて、「1年に1回しかやらない作業」に膨大な時間をかけて作業をし終えた時に、
- 流用できそうな前回の資料を発見した
- 効率的な方法を考え出していたことを思い出した
- ルールが変わっていたことに気づいた・・・
たまーーにしか発生しない作業だからこそ、効率的な方法が確立されていなかったり、考えていても試す場が少なかったりして結局毎回イチから考えているなんてこと、あるんじゃないでしょうか。
これ、レンタルスペースを運営していても起こるんです。
たまにしか考えないことに無駄な時間や思考力を奪われ、本来やるべきことに時間を避けないのはもったいないことです。
でも、その悩みを吹き飛ばすのが「If Then Planning（イフゼンプランニング）」という方法。
こぐち
目標達成の手法として紹介されることが多いですが、私はこのIf Then Planningを日々のレンタルスペース運営に活用し、効率的に運営をしています！
今日はこのIf Then Planningの活用法を、具体的なレンタルスペース運営の事例を挙げながら解説していきます。
ぜひ最後までお読みいただき、毎回毎回考えることなく効率的にレンタルスペースを運営できるようにしましょう！
もくじ
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If Then Planningとは？？
聞いたことがない方もいらっしゃると思うので、さくっと意味から解説します。
If Then Planningとは、「何かが起こったら○○する」と事前に決めておくことです。
If = 何かが起こったら（もし○○だったら）
Then = ○○をする（その後どうする？）
という感じの考え方です。
よく、目標達成のための手法として紹介されることがある方法です。
例えばダイエットのために毎朝ランニングをしている人。
「今日は雨が降ったからやめよう」と止めてしまったり、無駄に時間が過ぎないようにするために、「雨が降ったら部屋の中でスクワットをする」と事前に決めておくような方法です。
こうすれば、毎回「なにしようかな」を考えなくて済み、すぐに行動に移すことができます。
つまり、目標達成に近づくことができるということです。
（考えているうちに行動自体を止めてしまうことを防ぐことができる）
レンタルスペース運営に活用する
私はこのIf Then Planningを目標達成のためには使っていないのですが、レンタルスペース運営に活用しています。
レンタルスペース運営では、ご利用されるお客さまの人数によってタイミングが変わってくる作業や想定外のトラブルなどの対応をすることがたまにあります。
こぐち
これ、毎日、毎週、毎月のように起こっていればもはやルーティン作業なのでいいのですが、3ヶ月に1回、半年に1回、1年に1回のような感じで起こることについては、やり方の確立がしづらいんですよね。
というより、頻度が少なすぎてやり方を確立する必要もないかもしれません。
ただ、たまーーーに起こることって対応方法を忘れてしまったり、前回の対応内容を忘れてしまったりして、また1から考えるなんてこともありますよね。
その結果、無駄な時間を使ってしまったり、「あ！！こんなことしてたんだ！」と終わった後に思い出したり発見したり・・・
とにかく効率が悪いんです。
そこで、私は「たまに発生すること」に対してIf Then Planningを活用しています。
レンタルスペース運営での3つの活用事例
では、具体的にどんな時に活用しているか、3つの例をピックアップしてご紹介します。
地味なことと重要なこと、どちらも取り上げてみました。
備品の在庫チェックや動作チェック
私が最も頻繁にIf Then Planningを活用しているのが、備品の在庫チェックです。
レンタルスペースの備品って色々ありますよね。
掃除道具各種、トイレットペーパー、ティッシュ、石鹸やタオルペーパー Etc…
で、これは個人の能力の差によってしまうと思いますが、この備品が減ったりなくなったりするタイミング、私はなかなか読めないのです笑
こぐち
突然「おぉぉ！！もうなくなった！」とか「えぇぇ！！もうこれだけ！」ということが何度も発生していたんです・・・
1つ言い訳をするとすれば、「この備品と一緒に買いに行こう」とか変に効率を考えてしまったが故に、結局タイミングを間違えるということが多々・・・
買うこと自体を忘れることもあります😅
また、一部Amazonの定期おトク便などで定期的に届くものもありますが、備品はお客さまの人数によって左右されることも多く、Amazonの定期おトク便に頼りすぎると「備品で溢れる」なんてことも発生することがあります。
（今もなお溢れているものがあります笑）
ということで、私はこのような感じで「○○が残り○○になったら○○で買う」のように、ルール化しています。
これがあると、週1回の備品チェックのときに把握しやすく、変に効率を考えて思考を巡らせるより、「結局早い（効率的）」という結論に至りました。
【ちょっと脱線】
ちなみに少し話がずれますが1点だけコツを。
私はスタジオとサロンを運営していますが、2店舗で備品の種類を揃えるのもコツです。
変に種類を変えてしまうと管理が面倒だったり、一緒に買ってそれぞれの店舗で使うということができません。
また、ルール化したり商品を決めておくことで、「誰かに任せる」となったときもスムーズ。
とにかくいいことづくしですよ！
忘れ物があったら？
2つ目の事例は忘れ物です。
私が運営するスタジオでは、1〜2ヶ月に1回ぐらいは忘れ物が発生します。
基本的なルールは、以下のような内容でHPなどに記載をしています。
- 1週間保管してその後は処分します
- お客さまへのお知らせはしていません
- 気づいたら勝手に入室せずご連絡ください
- 急ぎの場合は予約をして回収してください
ただ、一応忘れ物があった際は「運営者としての対応」も決めてあります。
以下のような流れにしています。
- 飲みかけの飲み物、食べかけの食べ物は即捨てる
（1週間保管しない。言われたら謝る） - 清潔感のないものは捨てる
（これは私の感覚。聞かれたら処分したことを謝る） - それ以外のものはストーリーズに写真をアップする
- スタジオのロッカーに保管しておく
- 次の訪問時（1週間後）に処分
こんな感じにしています。
こぐち
「フラダンスのCD」など明らかに持ち主を特定できそうな場合は聞きますが、それ以外の場合はいちいち考えるのが面倒な上に時間の無駄です。
決められた（自分で決めた）とおりに半機械的に行動する方が、悩みが少なくなります。
キャンセル料の踏み倒し
私が最初にIf Then Planningを活用しはじめたのがこれ。
こぐち
キャンセル料の踏み倒し（未遂）があった際に、対応をしながらIf Then Planningを組み立てました。
（ただ、意図的な踏み倒しはこの1回しか発生していません。。😅）
発生頻度は少ないとはいえ、この対応のときは結構時間と精神を使うもの。
要するに、「すごく面倒」なわけです。
そのため、次に同じことが起こったらこれをやっていこう！とルールを決めた流れでした。
ちなみに、キャンセル料の踏み倒しの場合のIf Then Planningはこちら。
気づいた時
- メールやメッセージを送る
- 振り込み依頼をする（1週間後の期日）
1週間後
- 振り込みが確認できなかったらメールをする
10日後
- 電話をする
- 留守電があれば内容を伝える
12日後
- 電話を比較的長く鳴らし続ける
- いただいている情報宛にお手紙その他の手段でご連絡を取りますと伝える
このあとはお客さまによって状況が変わる
※キャンセル料は振り込みのみ対応（面倒なため）
※オプションはキャンセル料の対象にせず免除する
※連絡の記録（時間・内容）を残す
※攻撃しすぎない
※2回このようなことがあったらアカウントごとブロック・予約を断る
このような感じのルールを設けています。
こぐち
こうすることで、レアケースにも適切に対応することができます。
また、例外が発生する場合もあるので、その際はその時の状況に合わせて柔軟に変化させたり、If Then Planningの内容をアップデートするだけ。
指針があるだけでも対応のスピードが変わり、無駄な労力や時間を取られずに済みます。
今回は備品の管理からキャンセル料の踏み倒しまで幅広い活用方法をご紹介しました。
運営方法やスペースの特徴によって、活用できる内容が変わってくると思いますので、ぜひあなたのレンタルスペース運営にマッチする方法を見つけてみてください！！
今週も最後までお読みいただき、ありがとうございました！！
