【田舎でレンタルスペース】日々の運営方法・することまとめ【ルーティンワーク】
こぐち
こんにちは、こぐちです。
田舎暮らしを満喫しながら、のんびりレンタルスペースを運営しています。
「よし！田舎でレンタルスペースを運営してみよう！」と思っても、「実際どんなことしているんだろう？」と疑問に思いますよね。
・どれぐらい運営に時間がかかってるのかな
・何をすればいいんだろう？
・面倒なやり取りとかないのかな
・急にレンタルスペースに行かないといけないのかな
などなど。
でも、準備はすごく時間がかかりましたが、運営がうまくいきはじめると、はじめる前に思っていたよりもやることは少ないです。
今は、作業をどんどんルーティン化しながら、作業時間を短くしている段階です。
（フリーランスのため、今は時間を敢えて多く使っていますが、ゆくゆくは減らしたいと思っています）
今回は私が日々レンタルスペース運営のためにしている5つのことをまとめました。
どのようなことを行っているかという「内容」と、どれぐらいの時間をかけているかの「時間」を記載しています。
この記事を読めば、日々のルーティンを効率的に組み立てることができるようになるはずです。
では早速いきましょう。
もくじ
日々の運営でする5つのこと
日々の運営で行っていることを大きく分けると、下記の5つに分けられます。
- お客様対応【12時間】
- レンタルスペースの管理・維持
- SNSの投稿
- 定期的な広告の整備
- 定期的な売上管理
どれもレンタルスペース運営には大事な要素ですので、それぞれくわしく見ていきましょう。
それぞれの項目の横に記載した【●●分】は1ヶ月あたりにかけているおおまかな時間です。
1.お客様対応【12時間】
運営がはじまってから一番大切なのはお客様対応です。ざっくり次の4つの項目があります。
- お問合せ対応（メール・LINE・電話）【1時間】
- 会えるお客様には会ってご説明【5時間／カット可能】
- 定期利用のお客様への事務的なご案内【1時間】
- 定期利用のお客様のご相談【5時間／やり方次第】
ここに苦手意識を持っている人もいるかもしれませんが、やり方によっては効率化できます。
自分のキャラクター、性格に合ったやり方でやっていきましょう。
お問合せ対応（メール・LINE・電話）【1時間】
日々のお客様対応は必ず必要になってきます。
ただし、月に50件以上+定期利用のご利用がある私のスタジオでも、お問合せは月に5件ほどです。こぐち
お電話は月に1回〜2回あるかないかという状況です。
例えばこのようなお問合せがあります。
- 設備についての質問
- クーポン券の利用
- 感想・お礼など
- 見学のお申し込み
- 定期利用のお問合せ
などです。
この中で「設備のご案内」は、お問合せがある度にHPの表現や公式LINEの自動応答メッセージを改善しています。
改善を重ねることで、お問合せ件数を減らし、お客様の利便性もアップした上で、運営の効率化も図れます。
日々の改善については「【オープンしたら考えよう】レンタルスペースを改善していく【さらなる収益化のためにすること】」にまとめました。
これからレンタルスペースをオープンさせたい方も、既に運営している人も、「改善」は必須です。 なぜなら、オープン時に100%の完成は...
設備の質問はほとんどなくなってきている状態ですので、お返事で一番時間をかけているのは、定期利用のお問合せやクーポン券の利用、感想やお礼に対するこちらからのお礼のメッセージなどの返信です。
減らそうと思えば、おそらく30分ぐらいまでは減らせると思っています。
会えるお客様には会ってご説明【5時間】
お客様とお会いするのは、今一番時間をかけている部分です。
ご利用されるお客様に事前に定形メールをお送りし、ご利用開始時に設備の使い方のご案内をしています。
実際、ご自身で音響の使い方などを確認するより早く済むため好評です。
ただし、この時間はカットしたとしてもご利用が減る結果にはならないと判断しています。
私としてはこの時間を使って、スタジオを見つけてくださった経路やご利用目的の詳細、また、どんなタイプの方かなどをヒアリングしながら、次の販売戦略に活かしています。
こぐち
自ら動いて新しいお客様を見つけに行くよりも、まずは来てくださっているお客様の声に耳を傾けると、意外な発見があるものです。
スタジオのリピート利用や定期利用、また、改善点などをお伺いする機会になっています。
ただし、改善点などについてはお客様の声にばかり耳を傾けすぎるのも要注意です。
「【レンタルスペースの改善】お客様のご意見を取り入れすぎるのは要注意！【効果を最大化する】」で解説しています。
2021.04.21
レンタルスペースを始めたばかりの頃は、スペースの改善をどんどんしていこう！とやる気に満ち溢れていますよね。 スペースをより快適なも...
定期利用のお客様への事務的なご案内【1時間】
既に定期利用をされている方とは、下記のようなやり取りをしています。
- 翌月のスケジュールの確認
- ご請求書の作成・送信
- ご入金確認・お礼
- その他やり取り
5件の定期利用がある現在、大体1時間ぐらいの時間を使っていると思います。
ただし、ここは仕組み化しているところなので、半分ぐらいには減らせそう。
機械的にできる部分は、なるべく自動化していくのが今の目標です。
定期利用のお客様のご相談【5時間】
定期利用をしてくださるお客様向けに、教室作りや宣伝について無料で相談に乗っています。
これは、「運営」とはまた別の、「コンサル」という位置づけのため、運営時間には入れなくてもいいものですね。
こぐち
「集客」が苦手なお客様のご相談に乗ることで、教室の生徒さん募集がうまくいき、喜んでいただいています。
また、継続した定期利用にもつながるので、どちらにとってもWin-Winの結果が得られている状態です。
そして、いろいろなお客様のご相談に乗っていると、自分の経験にもなり、ますますアドバイスの精度が上がっているように思います。
経験を積んで、ますますお客様に還元できるようにしていこうと考えています。
レンタルスペースの管理・維持【2時間30分】
スペースを綺麗に保ったり、改善点を見つけたり、日々のチェックで快適さをキープしています。
ここでは下記の2点の解説です。
- 掃除・ゴミ捨て【2時間30分】
- 備品チェック・補充【0分】
サクッと解説します。
掃除・ごみ捨て【2時間30分】
掃除とごみ捨ては、「いつ何をしようか」と考えるのがもったいないので、下記の3つのルーティンとして固定しています。
- 【訪問時毎回】スタジオを訪れる度にごみ箱を空にする・トイレを掃除する（3分）
- 【月・木】フローリングとカーペットも含めて掃除＆ごみ捨て
- 【土曜日】完全清掃の日。スタジオ前の駐車場や裏口なども。たまにデッキブラシで洗う。
こぐち
もう少し頻度を下げても清潔さを保つことはできますが、掃除をした方が売り上げが上がると信じているため、半分趣味で掃除しています。
ごみの発生をなるべく少なくすることと、自分も使う掃除用品をなるべく効率良くできるものに変えることで、時間も短縮していこうと考えています。
例えば、クイックルワイパーを廃止し、毎月交換してくれるレンタルモップレンタルに変えるなど、費用対効果を考えながら日々改善中です。
備品チェック・補充【0分】
備品チェックと補充は土曜日の掃除の時にしています。
備品の購入は、頻度や量が安定してきたらAmazonの定期便にしようと考えています。
こぐち
自宅は毎月必要な備品が勝手に届くので、非常に便利なんですよね。
スタジオでも、「買いに行く」という手間と時間のムダを無くすために、必ず定期便を導入しようと思っています。
備品の種類により、お届けの頻度が変えられるのと、通常価格よりも15〜20％ぐらい安くなっているので、どう考えてもお得。
存在を知らなかった方は、一度見てみることをおすすめします。
SNSの投稿【2時間】
レンタルスペースを運営するにあたって、SNSでの発信も大切になってきますね。
私が使っているSNSは主に次の5つです。
- Instagram【1時間】
- 公式LINE【45分】
- Googleマイビジネス【15分】
- Facebook【0分】
- Twitter【0分】
それぞれ見ていきましょう。
Instagramでの発信【1時間】
スタジオの発信では、Instagramでの発信が一番多いです。
なぜなら、スタジオの利用者層の方に一番マッチしており、効果が高いから。
投稿には、料金や設備のご案内などの固定のものと、キャンペーンなど単発のものがあります。
一番使用頻度の高い機能は「ストーリーズ」で、投稿と同じ内容の他、空き状況や新しいサービス、地域のちょっとした情報などを発信しています。
こぐち
画像作成はデザイナーさんにお願いしているため、私は主に文章作成と投稿、画像チェックや作成依頼に時間を使っています。
公式LINEで配信【45分】
公式LINEは主に下記の用途で使用しています
- お客様とのやり取り
- お知らせの一斉配信
- タイムラインへの投稿
一番の目的はお客様とのやり取りです。無料で使えるツールとしては最強だと思います。
なぜなら、多くの方が既に使用しているのと、幅広い年齢層の方が使い方を理解しているからです。
こぐち
お知らせの一斉配信は、内容によっては1度の発信で数件のご予約や反応を得られることもあるので、効果的です。
ただし、連発してしまうと配信をブロックされてしまう可能性があるため、程々にしましょう。
タイムラインへの投稿は、次に紹介するGoogleマイビジネスの内容をそのまま投稿するルーティンにしています。
Googleマイビジネスでの投稿【15分】
Googleマイビジネスは、店舗ビジネスを行っている人なら必須のツールです。
特に、Googleマップへの最適化は最強のセールスツールと言えるでしょう。
なぜなら、検索結果によっては有料の「Google広告」よりも上に表示されることがあるからです。
Googleマップに掲載するためにGoogleマイビジネスを使う必要がありますが、Googleマイビジネスには投稿機能もあります。
こぐち
Googleは、なるべく鮮度の高い情報を検索者に提供したいと考えているため、定期的な投稿は「アクティブな店舗だ」という印象をGoogleに持ってもらえる有効な手段です。
そのため、週に1度程度でも、何かしら更新することをおすすめします。
私の場合は、Instagramへの投稿の中から、何かトピックを選んで1つ、毎週土曜日に投稿しています。
FacebookとTwitterはほとんど発信せず【0分】
FacebookとTwitterはほとんど活用していません。
正確に言うと、Facebookは広告を出すためだけに登録をしています。Twitterはただ単にサボっているだけです。
どれに優先して時間を割くか考えた結果、Instagram、公式LINE、Googleマイビジネスの3つに時間を割いている状況です。
定期的な広告の整備【30分】
3種類の広告を整備【30分】
Google、Instagram、Facebookで広告を掲載していますが、1週間に一度広告の整備をしています。
店舗の状況や、優先していきたい文言、クリック率などが変わるため、カスタマイズすることで効果を最大限上げたいからです。
こぐち
ただ、本来ならもっと手を付けるべきとことわかりつつ、現状ではそこまで手をつけられていない状況です。
いろいろなことがもっと自動ができた際には、広告の研究をもっともっと進めていく予定です。
定期的な売上管理【3時間】
一番現実的な話になりますが、売上管理は必ずやらなくてはいけないことです。
主に下記の3つのことを行っています。
- 現金回収【0分】
- 毎日の売り上げのまとめ【2時間】
- 月ごとの売り上げのまとめ【1時間】
それぞれ解説していきます。
現金回収【0分】
現金の回収は、次に解説する「毎日の売り上げのまとめ」で一緒に行っていて、回収自体は10秒もかかりません。
毎週土曜日に、前の日曜〜前日金曜日までの間に支払っていただいた利用料を回収しています。
ちなみに、田舎のレンタルスペースでは現金回収の対応が必須です。
現金回収については「利用料金の現金払い対応はするべきか？具体的な方法とともに解説【結論：田舎では必須】」でくわしく解説しました。
2021.04.14
レンタルスペースの運営が間近になると、「現金支払には対応したほうがいいのか？」と疑問に思いますよね。ただ、現金支払いを導入しようとす...
毎日の売り上げのまとめ【2時間】
毎日の売り上げは、毎週土曜日にまとめて集計しています。
なぜなら、こまめに行っていた方が確実に後で楽だから。
こぐち
そして、当初想定していたよりも相当細かく記録をしています。（その分時間もかかっています）
なぜなら、サラリーマン時代は全く意識していませんでしたが、会計上細かく記録する必要があるからです。
記録の方法の解説になると1記事では収まりきらなくなりそうですのでここでは割愛しますが、毎日の売り上げを現金か、後払い（売掛金）かに分けて記録し、後払いはさらにカード、ポータルサイト、PayPayなど方法によって分けて記録しています。
結構面倒ですが、記録し始めた頃よりは半分以下の時間で記録できるようになりました。
Googleスプレッドシートを3時間ぐらいかけて作り込み、今の形に到達したんですよね。
ルーティンで行う作業はどんどん自動化して、効率化していきましょう。
月ごとの売り上げのまとめ【1時間】
翌月の1日に、週ごとに記録していたものをまとめていきます。
前月分の売り上げのまとめと、記録の入力、経費の確認、その他利用時間などの分析などをしています。
こぐち
私はfreeeという会計ソフトを使用していますが、これを手書きでやっている人がいると思うと、驚愕です。
毎月の引き落としやクレジットカードの利用など、自動的に記録できるようカスタマイズしているので、どんどん効率化しています。
また、このタイミングで月ごとのレシートのまとめなども行い、スムーズな確定申告を目指しているところです。
【まとめ】現在の状況と、これから目指すもの
2021年5月現在、ここにリストアップしたものを合計すると、月に30時間をレンタルスタジオに使用していることになります。
この一部、例えばお客様に対面しての説明（5時間）はカットしても問題なさそうです。
また、定期利用のお客様のご相談は「運営」ではなく「コンサル」という感じの位置づけのため、2つの項目を減らすと月に20時間です。
こぐち
この20時間の中にも、もっともっと効率を上げられるものがあるため、仕組み化をして月10時間で完全に運営が回ることを目指したいと考えています。
また、掃除などのルーティンも、ゆくゆくは外注していきたいと考えているんですよね。
その辺りは、しばらく先にはなりそうですが、状況が変わり次第また記事にしたいと思っています。
この記事を読んで、「レンタルスペースの運営ではどんなことやっているんだろう？」が少しでも明確になれば嬉しいです。
また、ご質問等はお問合せフォームやTwitterから受け付けていますので、お気軽にどうぞ！
